Melhoria no controle de estoque e notas fiscais
De "gambiarras" manuais a automação fiscal.
Eliminamos processos manuais arriscados que geravam divergências de estoque e criamos um fluxo automatizado para notas de comodato.
Meu papel
Product Designer: requisitos, pesquisa, prototipação e validação.
Duração
2 meses.
Observação
Por questões de confidencialidade e LGPD, alguns dados, telas e detalhes do processo foram omitidos ou anonimizados. Mantive o foco nos objetivos, decisões de design e resultados obtidos.
O Problema
O processo dependia de uma jornada burocrática onde o operador precisava criar "registros de compra falsos" e desativar configurações que controlavam o estoque manualmente.
Minhas escolhas
Mesmo com a percepção interna de que “já sabíamos os problemas, devido aos requisitos de outras demandas”, eu escolhi não pular etapas de risco, realizando as seguintes validações:
Nossa Persona já era existente/mapeada
Usei personas existentes de operadores de almoxarifado para entender o fluxo diário real.Pesquisa com 3 grandes clientes (que desejavam a solução)
Eu queria entender o porquê da necessidade da nota fiscal. O valor não era "emitir nota", era controlar rastreabilidade do equipamento. Isso ajudou na definição da interface e dos status.
Nas conversas com os clientes ficou claro que o desejo era:Controle e rastreabilidade de equipamentos (devolvido, perdido, inutilizado, danificado);
Redução de inconsistência de estoque e patrimônio;
Evitar auditoria e retrabalho operacional;
Diminuir "gambiarras" que poderiam gerar ajustes via banco de dados (gastos extras).
Auditoria de atendimentos + entrevistas com 2 equipes de suporte e POs
Validei se o problema era recorrente, quais eram os erros mais comuns e como a situação chegava aos atendimentos de suporte (tíquetes de atendimento). Quais as soluções o suporte oferecia e como orientava os clientes. Mapeei demandas anteriores, e compreendi quais eram as tratativas propostas naquelas situações.Matriz CSD + benchmarking
Eu usei para sair do “achismo” e estruturar alternativas, riscos e dependências. Compreender as soluções disponíveis no mercado. Estruturando a documentação que complementou os requisitos iniciais, direcionando as próximas escolhas.Pesquisa
Identificamos que o cliente precisava informar o motivo da movimentação (perda, devolução, roubo, empréstimo). Isso impacta diretamente o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações). Por meio desta pesquisa descobri que não era necessário novas implementações no sistema, as funcionalidades atendiam a demanda.Assumi responsabilidades
Em parceria com a equipe de Produto, antecipamos que a nova funcionalidade poderia gerar dúvidas e, consequentemente, aumentar os tíquetes no suporte. Durante o período inicial, acompanhei de perto todos os atendimentos relacionados ao tema, identifiquei padrões de dificuldade e propus ajustes rápidos na interface e no processo para reduzir atrito e acelerar a adoção.
Solução e Obstáculos
Validamos diretamente com Beta testers
Cenário previsto
A configuração fiscal gerou alguns chamados. Os usuários precisaram de apoio principalmente para definir o tipo de documento correto na emissão da NF e entender como isso impactava o controle de saldo.
Para reduzir atrito, refinei a interface com:
microcopy mais objetivo;
dicas contextuais;
tooltips nos pontos de dúvida.
Resultado: o fluxo ficou mais fácil de entender, diminuiu a complexidade percebida, reduziu a curva de aprendizado e caiu o volume de chamados ao suporte.
Cenários não previstos
Emissão em filial diferente da filial do produto
Algumas empresas emitiam notas por uma filial diferente da filial registrada na movimentação do item.
Solução: Ajustamos a solução para contemplar os dois cenários, mantendo consistência no modelo de emissão sem quebrar o fluxo principal.Status “aguardando emissão” gerando sensação de pendência
Quando a nota não era emitida, a movimentação ficava com o status “aguardando emissão”, o que gerava a percepção de tarefa incompleta. Isso levou usuários a solicitarem “cancelar a movimentação”.
Após conversar novamente com os usuários, ficou claro que o objetivo não era cancelar a movimentação, e sim evitar a emissão da nota naquela situação, sem deixar o registro parecendo pendente.
Solução: criei uma ação explícita para “desistir da emissão da nota fiscal”, inclusive com opção de aplicação em massa, deixando a movimentação resolvida e reduzindo risco de emissão indevida por outro operador.
Jornada do Usuário
O fluxo passou a funcionar assim:
Movimentações geradas automaticamente;
O tipo de movimentação definido automaticamente conforme a ação;
Usuário emite as notas com base nas configurações do tipo de documento.
Métricas e Resultados
Satisfação (CSAT/NPS): 4.6/5
Implementamos um feedback na funcionalidade.
Adoção: 13% → 18% em 5 meses
Indicando que os clientes pararam de usar as soluções paliativas.
Engajamento: ~ 70 mil notas
Foram emitidas.
Redução de suporte: 97%
A interface explicativa e o botão de "Dispensar Emissão" reduziram os chamados.
Segurança: 100%
Eliminação total da necessidade de desativar parâmetros de segurança para esta operação.
Aprendizados
Este projeto reforçou que entender o objetivo real do usuário é o que sustenta decisões de produto e evita retrabalho.
Quando o sistema não oferece um caminho correto, o usuário cria um caminho possível, mesmo que arriscado, e isso vira erro, suporte e divergência de dados.
A automação do fluxo reduziu intervenção manual, diminuiu a chance de erro humano e aumentou a confiabilidade do controle de estoque e patrimônio.
A validação com beta testers foi decisiva para identificar cenários não previstos e reduzir o impacto no lançamento da versão estável.
O MVP acelerou o aprendizado: expôs falhas cedo, permitiu ajustes rápidos e entregou um fluxo mais sólido antes da liberação final.
Designer de produto
Alana Fachini, sua Designer
Sobre mim e minhas experiências
Transformo dados reais em decisões de produto.
Pesquiso;
Defino requisitos;
Entrevisto usuários;
Prototipo;
Testo;
Melhoro interfaces continuamente.
Alinhando experiência do usuário com viabilidade do negócio.
Product Design
UX Design
UI Design
UX Estratégico
Métricas de negócio
Prototipação
UX Research
Pesquisa
Testes de usabilidade
